Ежедневник иногда используется не по назначению. В некоторых случаях он служит модным аксессуаром, местом для случайных заметок либо хранилищем визиток. Подобное происходит по причине того, что некоторым просто незнакомы правила использования ежедневника. На самом деле ежедневник является бизнес-инструментом и обязательным элементом системы планирования времени и его использования с максимальной эффективностью.

Актуальность ежедневника в компьютерную эпоху

Несмотря на наличие таких устройств, как ПК, ноутбук и смартфон, ежедневник остаётся наиболее предпочтительным средством для фиксации планируемого. Спрос на него не падает, бизнес-ежедневник купить старается всё больше людей. На это есть определённые причины.

Во-первых, он оптимально подходит для выработки устойчивой привычки рационального планирования дел. Нет необходимости включать его, ожидая загрузки. В нём отсутствуют отвлекающие факторы (соцсети, игры). Ежедневник не нуждается в подзарядке и отличается предельной простотой и удобством.

Также после тренировок с ежедневником и формирования посредством его использования привычки правильного планирования можно с лёгкостью перейти на любой «гаджет».

Во-вторых, это отлично узнаваемый деловой аксессуар. Наличие ежедневника, применение его при переговорах указывает на то, что его обладатель - человек, который ценит своё время и эффективно планирует его. Именно поэтому ежедневник в кожаной обложке купить стремятся все серьёзные предприниматели.

Благодаря презентабельному виду ежедневника, аналогично деловому стилю одежды, удаётся подчеркнуть свой статус, произвести необходимое впечатление.

В то же время применение ноутбука (либо телефона) часто ассоциируется с некой отстранённостью его владельца, в особенности во время совещания («Он там вообще работает или «сидит» вконтакте?»).

В-третьих, каждый ежедневник рассчитан на 1 год и может создать визуальный образ этого года. Во время листания ежедневника можно прочувствовать, сколько ещё времени остаётся до окончания года, и осознать, какие именно дела происходили в течение предыдущих месяцев. ПК или смартфон в данном случае производят худшее впечатление.

Использование ежедневника

Ежедневник предназначен для максимально эффективного планирования и фиксирования намеченных задач, которые по ходу их реализации планомерно вычёркивают.

С помощью такой схемы можно повысить продуктивность работы, но на этом возможности ежедневника не заканчиваются.

Наибольшую пользу даёт не составление перечня задач на день, а соблюдение правил тайм-менеджмента с применением их при использовании ежедневника:

• ориентация на результат;• разделение всех имеющихся задач на «жёсткие» и «гибкие»;
• бюджетирование намеченных задач по времени;
• разделение задач на «лягушек» и «слонов»;
• расстановка приоритетов решения задач;
• делегирование задач и контроль над их выполнением.

Рассмотрим подробнее эти принципы.

Ориентация на результат

Каждая задача требует правильной формулировки - т. е. постановки её в таком виде, который направлен на результат. То есть запись «узнать у Иванова результат рассмотрения предложения» является более правильной, чем запись «позвонить Иванову».

Если Вы позвонили Иванову, однако его просто не было на месте, это говорит о том, что задача была решена, однако продуктивный результат отсутствует.

Деление задач на «жёсткие» и «гибкие»

Некоторые дела привязаны к конкретному времени (к примеру, совещание, которое было назначено на 10 часов, либо деловая встреча, планируемая на 3 часа дня), другие же дела необходимо сделать в конкретный день, однако время при этом не важно. Согласно данному принципу задачи и подразделяют на «гибкие» и «жёсткие». Чтобы правильно расположить оба этих типа задач в ежедневнике, можно каждую из страниц разделять на 2 части, записывая «жёсткие» задачи с левой стороны, на которой расположена линейка времени, а задачи, относящиеся к «гибким» - с правой стороны.

Бюджетирование задач по времени

Каждое намеченное дело следует сразу оценить в плане времени, которое понадобится на его реализацию. Также в бюджет необходимо заложить время, которое уйдёт и на подготовку к выполнению планируемых дел. К примеру, планирование встречи требует учёта предполагаемой продолжительности встречи, а также и времени пребывания в пути в ходе передвижения на место встречи и с него.

Бюджетирование даёт возможность увидеть «свободные окна», а также правильно пользоваться, к примеру, временем для отдыха, и исключить перегрузки. В случае, когда бюджет времени на все 100% загружен, он вряд ли будет реализован. При этом всегда существует какая-то вероятность каких-либо накладок (к примеру, затягивание встречи, опоздание транспорта, неполадки на сервере электронной почты и пр.) либо неотложных непредвиденных дел (к примеру, поломка авто, срочная встреча и пр.). По этой причине планирование бюджета требует, чтобы дела по плану занимали максимум 70 процентов времени и оставалось некоторое «место для маневра». Достичь этого возможно путём проведения бюджетирования по времени задач.

В ежедневниках возле каждой задачи вписывается бюджет времени на неё. К примеру, «15 минут» либо «3 часа». Удобный способ - отмечание бюджета времени ручкой, которая пишет чернилами другого цвета.

Разделение задач на «лягушек» и «слонов»

«Слонами» называются в данном случае более масштабные дела, выполнение которых предполагает деление их на части (этот процесс обозначают фразой «есть слона по кускам»).

«Съедение» «слона» возможно и в виде списка последовательных задач, и соответственно методу «швейцарский сыр»: все дела из перечня задач, которые входят в «слона», выполняются в произвольном порядке, как будто «из сыра выгрызаются небольшие кусочки».

«Лягушками» называют мелкие дела, выполнение которых требуется осуществить как можно раньше.

Отсутствие должного внимания к «слону» грозит авралом, тогда как не съеденная «лягушка» вызывает ухудшение настроения.

В ежедневнике все указанные задачи могут обозначаться с полным указанием их названий либо в сокращенном виде (первые буквы - «Л» и «С»).

Расстановка приоритетов

В общей массе дел, выполнение которых запланировано, есть задачи, различающиеся по уровню важности. Начать решать необходимо, начиная с наиболее важной с дальнейшим переходом к менее важной. Исключениями из этого правила могут быть лишь небольшие неприятные дела - так наз. «лягушки», которых необходимо «поедать» первыми, в дальнейшем переходя с этими вещами к делам, выполняемым в порядке уменьшения их важности.

Расстановку приоритетов в ежедневнике совершать удобно, если обозначать каждое из дел латинской буквой - «А» (наиболее приоритетные дела), «В» - (не столь важные дела) и «С» (наименее важные и срочные тела). Но можно обозначать их и русскими буквами - «А», «Б» и «В». В случае наличия нескольких задач, принадлежащих к одной категории, между собой они различаются как «А1» и «А2», например. В случае, когда все задачи в одной категории приблизительно равны по степени значимости, они выполняются в произвольной последовательности.

Для определения степени важности дела Брайан Трейси советует спрашивать себя: «Что получу я вследствие выполнения данного дела?», «Какие будут результаты?», «Какие последствия будут?».

Делегирование и контроль выполнения

Каждую задачу необходимо оценить с аспекта возможности передачи её для её решения другому лицу. Также нужно контролировать их выполнение. Наиболее важно это правило для руководителей.

Однако делегирование может использоваться также в форме личной договорённости либо просьбы в близких отношениях и в сфере услуг.

Делегируемая задача в ежедневнике может быть помечена сокращением «дел.» с указанием лица, которому её поручили. В случае, когда для выполнения задачи нужен контроль выполнения на протяжении дня, возле задачи следует поставить пометку «контроль». Когда задачу нужно выполнить к конкретному моменту времени, возле неё ставится время, к примеру, «К 18-20».

Задачу вычеркивают лишь после проведения контроля над её выполнением. Если задача требует контроля её реализации в будущем, нужно определить дату, во время выполнения задачи осуществить контроль, затем, открыв соответствующую страничку ежедневника, написать внизу страницы «на контроль», рядом указать задачи и исполнителей. Пометки, касающиеся контроля, желательно делать чернилами другого цвета. Указывая в ежедневнике бюджет времени, выделенный для делегируемой задачи, чётко указывают бюджет времени, необходимый для качественной формулировки задачи и контроля за её решением (в случае, когда задачу необходимо выполнить прямо в день её постановки).

Следование вышеперечисленным правилам использования ежедневника требует времени, но это вовсе не трата времени, а его инвестиция в спокойную работу, свободную от авралов. Также практика показала, что на планирование дня с помощью ежедневника (с созданием записей ручками с чернилами разных цветов) уходит не больше 15-и минут.

Инвестиция в виде 15-и минут в день на такое планирование позволяет достичь экономии в виде минимум двух часов, которые, как правило, уходят, когда приходится разбираться с делами «по ходу». При этом потери времени в случае отсутствия планирования в средне- и долгосрочном периодах намного выше.

Ежедневник является простым, доступным инструментом, помогающим осуществлять управление временем, применяя его как можно эффективнее. Планирование успеха либо жизнь по обстоятельствам - важный выбор, который каждый человек делает самостоятельно. Те, кто выбирает первый вариант, могут выбрать и купить ежедневник недорого в каталоге Topgifts - сети магазинов в Москве и 16-и других городах России.